CakBud: Ketika Hidup Harus Bermakna Untuk Sesama..

Rekapitulasi Data Sederhana Dengan Microsoft Excel

Sering kali kita merasa kesulitan jika harus melakukan rekapitulasi data, apalagi kalau harus dilakukan dengan manual.. wedew, pasti bikin kita pusing tujuh keliling.
Berikut kita bahas Rekapitulasi data sederhana dengan Microsoft Excel. Beberapa hal yang akan kita bahas antara lain :
1. Rekapitulasi dengan Fuction SUMIF() dan COUNTIF
2. Sorting
3. Filtering
4. Subtotal
5. Pivot Tabel
image002.jpg
1. Rekapitulasi Data Sederhana
Mencari total suatu range data dengan kriteria tertentu
=SUMIF(kriteria_range;kriteria;sum_range)
Misalkan dari data diatas, kita ingin mencari jumlah TOTAL BAYAR untuk JURUSAN=SURABAYA, maka bentuk penulisan rumusnya adalah :
=SUMIF(D2:D11;”SURABAYA”;I2:I11) — 28500 dengan asumsi NO. berada pada Cell A1
Mencari banyak data tertentu dari sebuah range data
=COUNTIF(kriteria_range;kriteria;sum_range)
Misalkan dari data diatas, kita ingin mencari Banyak transaksi untuk JURUSAN=SURABAYA, maka bentuk penulisan rumusnya adalah :
=COUNTIF(D2:D11;”surabaya”) – 1
Misalnya lagi kita akan menampilkan banyak transaksi yang nilai TOTAL BAYAR –nya lebih dari 5.000, maka penulisan rumusnya adalah :
=COUNTIF(I2:I11;”>5000″) – 9
2. Pengurutan Data
Pengurutan ada dimaksudkan untuk mengurutkan data sesuai kunci tertentu.
Ada dua jenis pengurutan data yaitu :
Ascending : Pengurutan data dari kecil ke besar (a-z, 1-100) dan
Descending : Pengurutan data dari Besar ke Kecil (Z-A,100-1)
Langkah-langkah :
a) Tambahkan Header cell tunggal, jika pada data anda menggunakan header yang mengandung Merge Cells.
b) Blok seluruh data, pilih menu Data- Sort
c) Pilih Kolom yang dijadikan kunci pengurutan data, pada kotak Sort By
d) Kemudian pilih Jenis pengurutan datanya, Descending atau Ascending.
3. Filter Data
Filter Data digunakan untuk menampilkan data sesuai dengan kriteria tertentu :
Langkah-langkahnya :

    image005.jpg

  1. Sama seperti proses Sort, pada proses Filter juga tidak diperkenankan menggunakan header data mengandung Merge Cells.
  2. Blok seluruh data, pilih menu Data- Sort
  3. Klik Menu Data – Filter – Auto Filter
  4. Sehingga pada header data anda akan tampil tanda panah, seperti pada gambar disamping.
  5. Klik pada tanda panah dan pilih kriteria yang anda butuhkan, jika anda ingin melakukan filter dan anda bisa juga mengambil data hasil filter dengan perintah copy dan paste di tempat yang baru.
  6. Jika anda menginkan image006.png kriteria dengan kondisi Khusus yang tidak tersedia pada pilihan kriteria, pilih Custom pada pilihan kriteria, selanjutnya akan ditampilkan seperti gambar dibawah.
  7. Operator yang bisa dipilihEqual — Sama dengan
    Does not equal — Tidak Sama Dengan
    Is Greater Than — Lebih besar dari
    Is Greater Than or Equal To — Lebih besar dari atau sama dengan
    Is Less Than — Lebih Kecil Dari
    Is Less Than or Equal To — Lebih Kecil Dari atau sama dengan
    Begins With — Diawali dengan
    Does not Begin With — Tidak diawali dengan
    Ends With — Diakhiri dengan
    Does not end with — Tidak diakhiri dengan
    Contains — Berisi
    Does not Contain — Tidak berisi
  8. Pilih salah satu operator yang anda butuhkan, dan tuliskan kriteria pada kotak disampingnya.
    Anda bisa juga menggunakan operator AND atau OR.
  9. Anda Bisa juga menggunakan karakter pengganti,
    ? untuk mewakili satu karakter bebas
    * untuk mewakili lebih dari satu karakter bebas.

4. Subtotal
Subtotal digunakan untuk menghitung Subtotal sesuai dengan kriteria tertentu.
Langkah-langkah :
a. Urutkan data sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan, misalkan dari data diatas, anda ingin menghitung Subtotal dari TOTAL BAYAR per CLASS. Maka urutkan data berdasarkan CLASS.
b. Blok data yang sudah anda urutkan.
c. Klik menu Data- Subtotal
d. Pilih kriteria (CLASS) pada bagian At Each Change In
e. Use Function, pilih fungsi yang digunakan
f. Add Subtotal To, beri tanda cek pada kolom yang akan di Subtotal.
g. Klik Ok untuk mengakhiri proses.
h. Klik Remove All untuk membuang Subtotal atau mengembalikan data seperti semula.
Maka akan menghasilkan tampilan seperti dibawah ini.
image002.jpg

5. Pivot Table
Pivot Table digunakan untuk membuat Rekapitulasi data interaktif dengan dua kriteria atau lebih.
Langkah-langkah :
a. Blok data yang akan anda Rekap
b. Pilih Menu – Data – Pivot Table and Pivot Chart Report.
c. Pilih Pivot Table dan Klik Next
d. Kembali Klik Next
e. Pilih Tempat hasil pivot dan akhiri dengan Finish. Selanjutnya akan tampil tempat Rekap dan pilihan field yang bisa anda gunakan, Anda tinggal Geser Field yang anda butuhkan dan masukkan kedalam kolom yang sudah disediakan. Misal dari data diatas, Anda ingin merekap Total Bayar Per Class dan per Jurusan, Pilih Field Jurusan dan geser ke kolom Drop Row Fields Here, Geser Field Class dan letakkan pada bagian Drop Column Fields Here, serta geser field Total Bayar pada bagian Drop Data Items Here. Dan anda akan melihat hasilnya seperti gambar dibawah.image013.jpg

Demikian semoga membantu, tentunya tulisan ini jauh dari sempurna, karenanya saran dan masukan selalu penulis tunggu dari pembaca semua.
Ujicoba dilakukan dengan :
OS – Microsoft Windows Xp
Microsoft Excel 2002

Referensi:
1. Microsoft Excel Help

Share
  • mas, udah saatnya pembelajaran aplikasi perkantoran GNU/GPU macam abiword, gnumeric spreadsheet, or openoffice dikenalkan lebih luas untuk masyarakat meski PPKIA sendiri atau mas budi sendiri cenderung Windows minded tapi malah kita sebenernya harus lebih membuka diri untuk memberikan pembelajaran aplikasi dan OS gratis, (yang gratis OS dan aplikasinya). kalau pembelajarannya mas budi mau tarik biaya ya monggo tentunya sesuai kesepakatan atau ….. jadi intinya publik biar bisa menilai sisi positif dan negatif aplikasi berbayar dengan yang gratis dibandingkan dengan segala fitur2 yang dimilikinya ….

    jazzakumullah khoiron katsiro…

  • @Kaconk
    waduh.. suwun banget dah mampir,
    sejujurnya saya juga pengen sekali memperkenalkan OS yang gratisan, tapi saya kesulitan untuk mengeksplorasinya. soale gak duwe harddisk gawe ngoprek, be’e peyan duwe harddisk cilik kang, tak ijolane :)

  • pak @Kaconk
    rumus excel kan bisa dipake juga di open office calc.
    jadi pembahasan excel = oo calc
    ya tinggal user yang pilih, mau pake gratisan atau berbayar
    masalah judul kan tinggal ganti saja
    tapi untuk auto filter dan pivot table, ga tau di oo calc ada ga, lom check
    btw, thx pak cakbud

  • @begoe
    iya sih, saya juga lom coba di open office
    thanks dah berkunjung

  • cak bud mohon penjelasannya, saya punya masalah untuk penggunaan sumif dengan kondisi (if) lebih dari satu. boleh saya minta no hp cak bud ??? karena saya tidak setiap hari bisa pakai internet.
    terima kasih.

  • @dedi
    thanks dah mampir,
    kalo lebih dari satu kondisi fungsi databases aja mas,
    no hp? japri aja mas

    email yang mas dedi gunakan gak bisa
    Delivery to the following recipient failed permanently:

    drs4549@xxxxx.com

    Technical details of permanent failure:
    PERM_FAILURE: SMTP Error (state 16): 554 delivery error: dd This user doesn’t have a yahoo.com account (drs4549@xxxxx.com) [-5] – mta136.mail.re3.yahoo.com

  • pak,bahas dong tentang antivirus yang sip!n tanda2 komputer yang kena virus!good luck

  • mau tnya sorting data klo dalam bentuk tanggal gmn? berdasarkan bulan?
    terima kasih
    tolong diemailkan ya di info@masprima.com
    thx

  • data sort tu u/ ngrutin data yg kalian buat,maka dari itu dijaman yg maju gini kita jangan smpai gaptek,ok gues I’ll always think tecnology indonesia.

  • mz ajarin vb dunk,pusing aku g debug trus.pgn bwt aplikasi perkantoran bwt magang tp debug trus

  • heee…kacau aku.
    pgn aplikasi yang bagus,tolong y….

  • mas gimana mengurutkan data umur siswa berdasarkan tanggal bulan dan tahun lahir dari yang tertua sampai yang termuda???

  • Data umur didapat dari : (tanggal sekarang – tanggal lahir)/360

    kemudian Sort aja secara descending

  • Asslm, mas bagaimana mencari nama dan topik mengajar jika kita mempunyai 10 sheet dan berisi tabel yang sama mengenai nama dan topik mengajar tapi datanya berbeda, saya mau mencari berdasarkan tanggal, (jika di masukkan tanggal mis:12-01-2010, maka data-data yang ada pada 10 sheet itu akan tampil siapa-siapa nama dan topiknya mengajar pada tanggal tesebut.) artinya mencari data ke beberapa sheet yang ada berdasarkan tanggal yang kita masukkan.

    thanks

  • mas jika ingin menjumlahkan dengan kriteria jurusan dan keterangan
    misalnya jumlah: >juruan :Jogja dan keterangan : umum

You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed.

Trackbacks / Pingbacks